Personverninformasjon for kartleggingsverktøyet i grunnleggende norsk

Denne informasjonen gis til deg som skal inngå avtale med Utdanningsdirektoratet om bruk av verktøyet og til deg som er opprettet som bruker av verktøyet.

Hvem er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger?

Elever med annet morsmål enn norsk og samisk har rett til særskilt norskopplæring frem til eleven har tilstrekkelige ferdigheter til å følge vanlig opplæring i skolen. Det er skoleeier som er ansvarlig for å gi opplæringen, og kommunen/fylkeskommunen er ansvarlig for å kartlegge norskferdighetene til eleven før det fattes vedtak, jf. opplæringsloven §§ 2-8 og 3-12 og friskoleloven § 3-5.

Skoleeier (kommunen/fylkeskommunen) er derfor behandlingsansvarlig for personopplysningene som registreres i verktøyet, herunder påloggingsopplysninger og de personopplysningene om eleven den ansatte i skolen legger inn i verktøyet.

Utdanningsdirektoratet, som har utviklet og drifter verktøyet, er databehandler for personopplysningene. Skoleeiere og Utdanningsdirektoratet må derfor inngå en databehandleravtale før kartleggingsverktøyet tas i bruk av den enkelte skole.

Hvilke personopplysninger behandles i verktøyet, formålet og det rettslige grunnlaget for behandlingen?

Oppretting av bruker
For at du skal bli opprettet som bruker, få tildelt riktig rolle og kan benytte deg av verktøyet, må Utdanningsdirektoratet innhente følgende informasjon fra Utdanningsdirektoratets påloggingssystem:

• Kryptert fødselsnummer, unik identifikator for brukeren.
• Fornavn og Etternavn, som påloggingssystemet henter fra Folkeregisteret.
• Mobilnummer og epostadresse, som påloggingssystemet har validert i selvregistreringen.
         Behøves for at administrator i verktøyet skal kunne identifisere brukere og tildele riktig rolle.

Disse opplysningene brukes for å sikre en tilstrekkelig beskyttelse av informasjon som behandles i verktøyet og at brukerne kun får tilgang til den informasjonen de har behov for i utførelsen av sine oppgaver. Det rettslige grunnlaget for behandling av disse personopplysningene er personvernforordningen artikkel 6 nummer 1, bokstav f.

Kartlegging av elevens ferdigheter i norsk
For at en elevs norskferdigheter skal kunne kartlegges, må skolelederen legge inn følgende obligatoriske personopplysninger om eleven:

• Fornavn
• Etternavn
• Fødselsnummer eller d-nummer
• Trinn/Årstrinn

Disse opplysningene er nødvendige for å sikre at kartleggingen knyttes til rett elev.

Lærer i skolen (brukeren av verktøyet) kan velge å legge inn videre informasjon om eleven. Feltene er ikke obligatoriske å fylle inn, men gir viktig og relevant info om eleven og dens språk:

• Tidspunkt for ankomst Norge
• Morsmål
• Språk eleven snakker
• Språk eleven skriver

Kartleggingsverktøyet inneholder også fritekstfelt hvor læreren kan legge inn innhold selv. I verktøyet må det aldri legges inn personopplysninger eller sensitive opplysninger om elevene eller foreldrene som ikke er relevante for kartleggingen av språket til eleven.

Opplysningene i kartleggingsverktøyet behandles med det formål å finne ut om elever med annet morsmål enn norsk og samisk trenger særskilt norskopplæring, hvilken norskopplæring eleven trenger, og når eleven er klar for å gå over til ordinær opplæring. Kartleggingsverktøyet er laget som en støtte for lærere til å gjøre denne kartleggingen og som en støtte for skolene til å kunne gi god særskilt språkopplæring.

Det rettslige grunnlaget for behandling av disse personopplysningene er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c med opplæringsloven § 2-8 eller § 3-12 (ev. friskoleloven § 3-5) som supplerende nasjonalt rettsgrunnlag etter artikkel 6 nr. 3, og art. 9 nr. 2 bokstav g.

Statistikk og analyser

Utdanningsdirektoratet kan aggregere data fra opplysningene i kartleggingsverktøyet for å lage analyser og statistikk, og er behandlingsansvarlig for dette. Opplysninger som direkte eller indirekte kan identifisere en person vil ikke offentliggjøres. Opplysningene kan viderebehandles for statistikkformål iht. personvernforordningen art. 5 bokstav b.

Informasjon som skal gis til eleven/dens foreldre

Det er Skoleeier som behandlingsansvarlig som har ansvaret for å informere den registrerte i tråd med personvernforordningen artikkel 13. Den som skal kartlegge eleven må være sikker på at eleven og dens foreldre har fått nødvendig informasjon, før det kan registreres personopplysninger om eleven i verktøyet.

Lagring og sletting

Opplysninger i kartleggingsverktøyet lagres så lenge det er nødvendige for å oppfylle formålet med verktøyet, samt etterleve arkivloven og andre lovpålagte bestemmelser.

Bruker kan til enhver tid slette seg selv.

Opplysningene om bruker lagres så lenge brukerkontoen er aktiv, med mindre det foreligger lovpålagt arkiveringsplikt, f.eks. i henhold til arkivloven. Når en kartlegging er ferdig kan det fortsatt være behov å vite hvem som gjennomførte kartleggingen, i hvilken periode og hva som ble kartlagt, da det danner grunnlaget for den særskilte norskopplæringen til eleven. Sletting av bruker vil fjerne persondata fra systemet, men ikke historiske data om roller brukeren har hatt eller data/handlinger som er utført. Brukeren kan logge inn igjen senere og da vil en ny brukerkonto med persondata opprettes, men historiske data om roller og handlinger vil ikke bli knyttet opp mot den nye brukeren.

Logger knyttet til pålogging i verktøyet slettes etter 90 dager.

Dersom skolene laster ned informasjon fra verktøyet eller oppbevarer informasjon fra verktøyet i papirform må skolene overholde regler for lagring og sletting av dette.

Tilgang til opplysninger

Utdanningsdirektoratet drifter og utvikler systemet, og benytter underleverandører til dette. Som drifter av systemet vil Udir og underleverandørene kunne ha tilgang til alle personopplysningene i verktøyet. Alle underleverandørene er bundet av taushetserklæringer og databehandleravtaler. En oversikt over Udirs underleverandører finner du her. 

Opplysningene overføres ikke til noen andre enn til Utdanningsdirektoratets underleverandører.

Verktøyet driftes internt i Utdanningsdirektoratet. Tjenesten er skybasert og er plassert i skyen hos Microsoft i Vest-Europa. Alt av kommunikasjon inn til kgn.udir.no er kryptert via https. Tilgang til serverne i Microsoft Azure skjer kun via krypterte kanaler.

Mislighold

Utdanningsdirektoratet forbeholder seg retten til å utestenge bruker av kartleggingsverktøyet, samt slette ikke-arkivverdig informasjon om denne, dersom denne bryter med det som står i denne informasjonen, herunder å aldri legge inn personopplysninger eller sensitive opplysninger om elevene eller foreldrene som ikke er nødvendig for kartleggingen av språket til eleven.

Innsyn i personopplysninger og utøvelse rettigheter

Alle som er registrert i verktøyet, enten som bruker eller elev, kan til enhver tid kreve innsyn i alle opplysninger som er har lagret om deg. Dette kan du få ved å henvende deg til post@udir.no.

Du kan også utøve dine rettigheter, som du kan lese mer om her.

Har du spørsmål

Om verktøyet
For mer informasjon se udir.no eller ta kontakt med kgn@udir.no.

Om personvern
Har du spørsmål om personvernet i kartleggingsverktøyet, kan du ta kontakt med personvernansvarlig hos din skoleeier eller hos Udir på kgn@udir.no.

Eventuelle klager på behandling av personopplysningene skal rettes til Datatilsynet. Du finner mer informasjon på Datatilsynets nettsider.

Kontaktinformasjon til Utdanningsdirektoratet:
Postadresse: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO
Telefon: +47 23 30 12 00
E-post: post @udir.no
Internett: www.udir.no